Con la situación actual del mercado y el cambio tecnológico, los empresarios están librando batallas muy competitivas en distintos frentes: aumentar la eficiencia de los procesos del negocio, rentabilizar las nuevas tecnologías, y construir valor a través de la organización. Si tu empresa está encarando retos como estos, necesitas unas pautas para evaluar lo que es mejor para tu negocio.
Si estás pensando en implantar un nuevo sistema, querrás considerar los hechos antes de tomar una decisión. El nuevo sistema va a impactar prácticamente a todo el mundo en la empresa, así que la decisión es muy importante.
Esta guía está diseñada para darte ideas inteligentes y pistas que los empresarios, los jefes de cuentas, consultores, y programadores de software han compartido con nosotros a lo largo de estos años. Estas pautas serán útiles mientras tomas tus propias decisiones sobre el software para tu negocio.
Si estás pensando en implantar un nuevo sistema, querrás considerar los hechos antes de tomar una decisión. El nuevo sistema va a impactar prácticamente a todo el mundo en la empresa, así que la decisión es muy importante.
Esta guía está diseñada para darte ideas inteligentes y pistas que los empresarios, los jefes de cuentas, consultores, y programadores de software han compartido con nosotros a lo largo de estos años. Estas pautas serán útiles mientras tomas tus propias decisiones sobre el software para tu negocio.
Haremos varias entregas para completar esta guía, ya que no queremos pasar de manera somera sobre algunos temas fundamentales para tu elección.
Empezamos.
El primer paso para implementar un nuevo sistema es evaluar a qué nivel está tu compañía preparada para el cambio. Ante de empezar a mirar opciones y fijarte fechas inmediatas, tómate un tiempo para marcar metas realistas.
El primer paso para implementar un nuevo sistema es evaluar a qué nivel está tu compañía preparada para el cambio. Ante de empezar a mirar opciones y fijarte fechas inmediatas, tómate un tiempo para marcar metas realistas.
1- Cambiar antes de que sea necesario.
Ahora mismo estás seguro de que el sistema actual es inadecuado, probablemente ya estás perdiendo dinero en una productividad baja, perdiendo oportunidades y con datos incorrectos. No esperes a que esto ocurra. Si estás recibiendo señales de aviso de que tu sistema no puede aguantar (no encontrar datos, pérdida de tiempo, procesos lentos o no lo suficientemente automatizados), es ahí cuando debes empezar tu análisis de necesidades. Muchos analistas de sistemas profesionales utilizan estos pasos. Tenlos en cuenta para evaluar las necesidades de tu sistema.
¿Cómo crear un Análisis de Necesidades de un Sistema Informático?
-Observa todos los módulos que tu departamento usa y necesita realmente ahora mismo.
Ahora mismo estás seguro de que el sistema actual es inadecuado, probablemente ya estás perdiendo dinero en una productividad baja, perdiendo oportunidades y con datos incorrectos. No esperes a que esto ocurra. Si estás recibiendo señales de aviso de que tu sistema no puede aguantar (no encontrar datos, pérdida de tiempo, procesos lentos o no lo suficientemente automatizados), es ahí cuando debes empezar tu análisis de necesidades. Muchos analistas de sistemas profesionales utilizan estos pasos. Tenlos en cuenta para evaluar las necesidades de tu sistema.¿Cómo crear un Análisis de Necesidades de un Sistema Informático?
-Observa todos los módulos que tu departamento usa y necesita realmente ahora mismo.
- Identifica toda la información que fluye a través del sistema.
-Determina los requisitos de información compartida entre departamentos.
-Define todas las categorías de transacciones contables.
-Calcula el número total de transacciones de cada tipo para un periodo contable medio.
-Diferencia todos los tipos diferentes de informes contables que usa tu departamento.
-Define tus requisitos específicos para la recuperación de datos e informes.
-Especifica tus necesidades en cuestión de informes sobre clientes.
-Determina cuántos usuarios tendrán acceso al sistema.
-Establece el nivel de experiencia en contabilidad e informática de los usuarios potenciales del sistema.
2- Acepta el hecho de que las mejoras requieren inversión.
Implementar un nuevo software requerirá una inversión de tiempo y dinero. Pero los costes ocultos de sistemas anticuados están mermando tu productividad y atenuando tu nivel competitivo. Recuerda que el sistema adecuado se auto financiará con mejoras en procesos y proporcionando los datos correctos para tomar decisiones. Muchos empresarios escogen sistemas más modernos y automatizados para obtener mayor rapidez en los procesos de transacciones contables, recuperación más sencilla de la información, y unos informes contables bien formados. Ten en cuenta estos beneficios cuando consideres el retorno de la inversión.
3- No ignores los beneficios difíciles de cuantificar.
Un sistema nuevo traerá grandes mejoras cuyo impacto general probablemente será difícil de calcular con precisión. Considera todos los beneficios de una mayor fiabilidad y un acceso más rápido a los datos. Piensa sobre cuánto ha gastado tu compañía en mejorar el plan estratégico. ¿Cuánto costará si no superas tu próxima auditoría? ¿Cuánto va a mejorar la reputación de tu empresa si tu nuevo sistema da un servicio mejor, más rápido y más profesional a tus clientes?
4- El compromiso es algo bueno.
El software que finalmente elijas probablemente no satisfará a todo el mundo, pero a través de una comunicación clara y paciencia, mucha gente reconocerá que las decisiones que se han tomado son justas y razonables. Ten previsto gastar más tiempo del que te gustaría aguantando objeciones, especialmente en las fases más tempranas del proyecto. Además, deberás tener una estrategia para afinar el sistema una vez esté instalado. Cuenta con un sistema para satisfacer el 90% de tus necesidades y requerimientos, y resuelve como vas a encargarte del otro 10%. Probablemente necesites considerar algunos cambios en el personal o revisar algunas políticas y procedimientos.
-Determina los requisitos de información compartida entre departamentos.
-Define todas las categorías de transacciones contables.
-Calcula el número total de transacciones de cada tipo para un periodo contable medio.
-Diferencia todos los tipos diferentes de informes contables que usa tu departamento.
-Define tus requisitos específicos para la recuperación de datos e informes.
-Especifica tus necesidades en cuestión de informes sobre clientes.
-Determina cuántos usuarios tendrán acceso al sistema.
-Establece el nivel de experiencia en contabilidad e informática de los usuarios potenciales del sistema.
2- Acepta el hecho de que las mejoras requieren inversión.
Implementar un nuevo software requerirá una inversión de tiempo y dinero. Pero los costes ocultos de sistemas anticuados están mermando tu productividad y atenuando tu nivel competitivo. Recuerda que el sistema adecuado se auto financiará con mejoras en procesos y proporcionando los datos correctos para tomar decisiones. Muchos empresarios escogen sistemas más modernos y automatizados para obtener mayor rapidez en los procesos de transacciones contables, recuperación más sencilla de la información, y unos informes contables bien formados. Ten en cuenta estos beneficios cuando consideres el retorno de la inversión.
3- No ignores los beneficios difíciles de cuantificar.
Un sistema nuevo traerá grandes mejoras cuyo impacto general probablemente será difícil de calcular con precisión. Considera todos los beneficios de una mayor fiabilidad y un acceso más rápido a los datos. Piensa sobre cuánto ha gastado tu compañía en mejorar el plan estratégico. ¿Cuánto costará si no superas tu próxima auditoría? ¿Cuánto va a mejorar la reputación de tu empresa si tu nuevo sistema da un servicio mejor, más rápido y más profesional a tus clientes?
4- El compromiso es algo bueno.
El software que finalmente elijas probablemente no satisfará a todo el mundo, pero a través de una comunicación clara y paciencia, mucha gente reconocerá que las decisiones que se han tomado son justas y razonables. Ten previsto gastar más tiempo del que te gustaría aguantando objeciones, especialmente en las fases más tempranas del proyecto. Además, deberás tener una estrategia para afinar el sistema una vez esté instalado. Cuenta con un sistema para satisfacer el 90% de tus necesidades y requerimientos, y resuelve como vas a encargarte del otro 10%. Probablemente necesites considerar algunos cambios en el personal o revisar algunas políticas y procedimientos.
En la próxima entrega entraremos en la fijación de los primeros objetivos, prioridades y formación de un equipo de trabajo.
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