Guia para elegir un buen software (III)

En esta tercera entrega de la Guia para escoger un sodtware adecuado, nos vamos a centrar ya directamente en como ir seleccionando y descartando opciones en base a lo que realmente importa, y sobre todo, como hacerlo sin perder el tiempo ni nuestros objetivos.

Seleccionando el sistema correcto.

Entender la información financiera de tu negocio es el primer paso para seleccionar el software contable más apropiado. Aún así, no es una decisión obvia normalmente, ya que existen diversos productos que prometen unos resultados similares. Puedes acabar enredado en la lista de características y aún así tener dudas sobre tu elección final. Aquí tienes algunas pistas para elegir sabiamente.

1- Elige el software antes que el hardware.

Probablemente vas a necesitar algo de hardware adicional para implementar el nuevo sistema. Pero visto que las necesidades del sistema vienen marcadas por el software y no por el hardware, deberías elegir el software primero, y entonces comprar el hardware recomendado por el fabricante de software o por tu consultor.

2- Empieza con la imagen general.

No te zambullas en detalles al principio de tu proceso de selección. Primero decide que características clave debe tener el sistema. Elimina todos los que no cumplan con estas necesidades fundamentales y estrecharás bastante el abanico de posibilidades. No hay ninguna ventaja en tener una 200 hojas de presupuestos si 10 cuestiones reducirán de 50 a 5 los distribuidores adecuados.

3- No menosprecies la importancia de la arquitectura del sistema.

Querrás que tu sistema esté capacitado para crecer y cambiar a la vez que tu organización. La mayoría de los softwares contables tienen varias familias de productos creados para tamaños específicos del cliente. Una cuestión clave a resolver es si los productos están construidos en un sistema arquitectónico unificado y si tienen un módulo de traspaso de un nivel a otro. Si la familia de productos se ha desarrollado bajo la misma arquitectura, futuros traspasos de nivel de producto a producto podrán ser manejados sin problemas.

4- Asegúrate de que tu software se puede personalizar.

Ningún pack de software es perfecto para todo el mundo. Y ningún sistema contable en el mercado tendrá todas y cada una de las características que te gustaría. Muchos packs te ofrecen útiles características modificables que permiten cambiar informes o crear formatos. Para un control aún mayor de tu sistema busca un software que te permita aún una adaptación más específica. Así te podrás asegurar de que el software satisfará tus necesidades sin importar los cambios que sufra tu negocio.

5- Cerciórate de que el software se adaptará a tus necesidades.

Es esencial que el software que buscas se adapte a las necesidades específicas de tu empresa. Algunos sistemas ofrecen una arquitectura abierta, lo que permite añadir fácilmente características y evolucionar con las novedades tecnológicas. Esto es especialmente importante si está previsto que tu empresa crezca o cambie en un futuro próximo.

6- Busca un fabricante de software que apueste por la investigación y el desarrollo.

Una buena compañía hace fuertes inversiones en crear y desarrollar nuevas características de producto y en mejoras de manera continua. Estas empresas están al día de las nuevas tecnologías y se aseguran de que sus clientes también lo estén. Un buen fabricante de software ofrecerá actualizaciones frecuentes a precios razonables.

7- Investiga que soporte tendrás a tu alcance.

Averigua qué soporte técnico ofrece a sus clientes cada fabricante. ¿Cuántos días a la semana y en qué horario tendrás a un especialista técnico disponible a través del teléfono? ¿Qué costes hay asociados, si los hay, a los distintos niveles de soporte? ¿Ofrece el fabricante programas de formación ya sean presenciales, autodidactas o a través de la Web? ¿Con qué frecuencia se pone en contacto con sus clientes para mantenerles informados sobre las novedades del producto, sus actualizaciones. etc.? Los mejores fabricantes ofrecen esta asistencia.

8- La documentación refleja la calidad del software.

Difícilmente encontrarás una excelente documentación para un software más bien pobre. Una documentación clara, específica y útil lleva su tiempo, e indica un compromiso a largo plazo con los usuarios. Ahorrarás tiempo nadando entre manuales si la documentación está incluida de manera electrónica dentro de los archivos de ayuda de la aplicación.

9- Los productos más populares lo son por algo.

Sólo porque un software sea popular no quiere decir que sea el adecuado para ti. Pero si una compañía tiene montones de usuarios, probablemente estén haciendo algo bien. Una base instalada extensa es como una garantía para nuevos usuarios. Escoge un producto que haya superado el periodo de prueba, satisfecho a compañías parecidas a la tuya y que ofrezcan calidad.

10- Evalúa el software por qué cosas no puede hacer.

Las limitaciones de un software muchas veces son más relevantes que la lista de características. Busca el máximo de clientes, proveedores, y artículos de inventario permitidos. Averigua cuántas líneas soporta un solo pedido o factura, o el máximo de usuarios que pueden trabajar al mismo tiempo con una aplicación en particular.

11- Utiliza los errores como prueba de fuego.

La gente comete errores. Si un software soporta errores de manera inteligente, es una señal de que estamos ante un buen diseño. Algunas de las aplicaciones contables más promovidas no permiten corregir un error en un pedido de compra sin cancelarlo por completo y reintroducirlo desde cero. Decídete por un software que detecte errores como clientes y proveedores duplicados, números de artículo incorrectos, y cantidades o fechas ilógicas. El sistema debería también marcar cantidades enormes o unidades de precios y ofrecer alternativas válidas.

12- Evalúa la curva de aprendizaje.

El software que está diseñado de forma inteligente es fácil de aprender. Una interfaz intuitiva acorta los tiempos de formación y facilita la conversión. Busca campos de entrada en lugares lógicos, y similitudes entre el diseño de pantallas entre todos los módulos. Asegúrate de que el software viene con herramientas de aprendizaje efectivas, clases, y demostraciones para acelerar el sistema de aprendizaje.

13- Ojo con la diferencia entre las funciones estándar y los extras.

Algunas compañías de software proporcionan las funciones básicas, y te hacen comprar varios extras que en otras opciones sí vendrían con el estándar. Un ejemplo extremo sería como si quisieras comprar un coche, y entonces descubrieras que debes pagar una cantidad adicional por el motor, los neumáticos y las llantas. Confirma lo que está incluido en el grueso del presupuesto y qué habrá que comprar por separado.

Estos 13 puntos te ayudarán a reducir tus opciones válidas entre un par de fabricantes, o incluso dar directamente con el que más te conviene. Pero no todo acaba con la elección de la aplicación en sí, en la próxima entrega veremos el último paso: seleccionar un equipo de consultores, implantadores del producto escogido que vayan a poner en marcha el sistema. Una decisión igual de importante que la elección del propio software.

Guía para elegir un buen software (II)

Llega la segunda entrega de esta Guía para continuar ofreciendo consejos y marcando un buen camino a la hora de escoger un buen software, una aplicación adecuada para nuestra empresa. Porque no todos necesitamos lo mismo ni a todos nos vale con las mismas características.

Poniendo objetivos.

Quien adquiere un nuevo software, normalmente gasta la mayor parte de su tiempo evaluando características. Sin embargo, la mayor parte del tiempo debería emplearse en evaluar tu propio negocio. Cuanto más sabes sobre los problemas que esperas que solucione el nuevo sistema, mejor informado estarás para tomar la decisión final. Averigua en que momento de tu ciclo de tareas experimentas la mayor pérdida de productividad y el mayor número de errores. Determina cómo las inexactitudes están afectando a tu negocio. Identifica las tareas que requieren mayor automatización. Empieza a identificar problemas que por tu experiencia han ocurrido este año debido a una inadecuación del sistema.

1- Creando un grupo de trabajo

El software financiero afecta a muchos departamentos dentro de la organización. Una de las maneras más sencillas de asegurarnos la cooperación es implicar a representantes de otros departamentos desde el principio –incluyendo grupo de intervención no tan obvia como Ventas o Recursos Humanos- Probablemente relentice tu proceso y sea frustrante, especialmente si el viejo sistema está fallando y necesitas el nuevo proyecto para ya. Pero a la larga, un grupo de trabajo ahorra tiempo y problemas, y garantiza que el resto de departamentos cooperarán durante la fase de implementación.

2- Detecta qué tiene de especial e inusual tu empresa

Es probable que tu compañía tenga unos requerimientos únicos que no se pueden cambiar. Puede ser que necesites seguir tus artículos por lote o número de serie. ¿Necesitas poner precio a tus productos según su ubicación en el almacén? ¿Tu industria tiene unas técnicas especiales de informes? Haz una lista de las necesidades únicas para tu industria y tu organización.

3- Selecciona de qué características puedes prescindir.

Cuando sondees a tu equipo de trabajo, descubrirás unas cuantas opciones del sistema que son críticas para su empresa así como informes o metodologías particulares. Una vez tengas claro que son absolutamente necesarios, ponlos en la lista de necesidades imprescindibles.

4- Busca sistemas que se puedan adaptar con facilidad a las necesidades de tu negocio.

Cuando un sistema entre en contacto con tus necesidades empresariales, debe encajar con tus practicas ya existentes y adaptarse a las innovaciones tecnológicas. De nuevo, lo ideal sería un software que de forma sencilla e intuitiva casara con cómo ya haces las cosas. Asegúrate de que el sistema puede:
-Adoptar el estándar en tecnología de tu industria de forma rápida y fácil.
-Retocarse de forma rápida y fácil a las necesidades especiales de tu negocio.
-Crecer con tu negocio.

5- Haz de la integración la prioridad número uno.

Integrar de la forma más ajustada tu software financiero al resto de aplicaciones empresariales puede mejorar mucho tu balance final. Enlazar todas las funciones internas, y enlazar clientes, proveedores y otros colaboradores externos puede reducir de forma drástica los tiempos de ejecución y el malgasto en la cadena de suministros. Racionalizarás operaciones y aumentarás tu competitividad integrando tu tienda on-line, CRM, cadena de suministro y aplicaciones de recursos humanos. Cuando evalúes sistemas contables, comprueba cuánto se integra con el resto de sistemas. una integración mayor te ahorrará tiempo, te hará más eficaz y añadirá valor a tu negocio.

6- Fabricantes/Distribuidores: Evalúa el shipping automático y los sistemas de distribución.

El inventario que hay en tu almacén es efectivo que tu empresa podría estar utilizando. Cuando pensamos en un software contable, debemos estudiar qué opciones tienen disponible la posibilidad de enlazar el sistema con el del almacén. El uso apropiado de la integración le dará a tu organización grandes dividendos en forma de ciclos reducidos de inventario, operaciones de almacén más eficientes, menos papeleo (incluyendo la correspondiente reducción en errores) y mayor exactitud en los pedidos.

7- No te olvides del equipo de ventas.

Diversos estudios indican que la satisfacción del cliente y su lealtad son factores cruciales para el éxito. Los clientes son la vida de la empresa. Cuanto mejor entiendas y satisfagas a tus clientes, más prosperará tu negocio. una conexión estrecha con el software CRM permitirá a tu empresa aumentar la satisfacción de sus clientes. El equipo comercial entenderá mucho mejor los hábitos de compra de los clientes, tanto por separado como en grupo. Busca qué opciones de gestión de clientes están disponibles en el software contable que estás considerando adquirir, y como de enlazadas están.

8- Tómate un tiempo para investigar los sistemas de gestión de recursos humanos.

Como con un sistema integrado, tómate un tiempo para investigar los sistemas de gestión de recursos humanos. Evalúalos igual que lo harías con el software contable; no asumas simplemente que cubrirá tus necesidades. Échale un vistazo a los beneficios y las compensaciones anteriores para asegurarte de que congenia con los requerimiento específicos de tu empresa en otras áreas como la integración con organizaciones estatales, y la cumplimentación de informes y documentos. Asegúrate de que realmente se integra y está sincronizado con las nóminas, eliminando así la necesidad de introducir datos por duplicado.

En la próxima entrega pasaremos ya a los puntos refereidos directamente a la selección de un sistema adecuado, y nos centraremos de lleno en el software en sí.

Guía para elegir un buen software (I)

Con la situación actual del mercado y el cambio tecnológico, los empresarios están librando batallas muy competitivas en distintos frentes: aumentar la eficiencia de los procesos del negocio, rentabilizar las nuevas tecnologías, y construir valor a través de la organización. Si tu empresa está encarando retos como estos, necesitas unas pautas para evaluar lo que es mejor para tu negocio.

Si estás pensando en implantar un nuevo sistema, querrás considerar los hechos antes de tomar una decisión. El nuevo sistema va a impactar prácticamente a todo el mundo en la empresa, así que la decisión es muy importante.

Esta guía está diseñada para darte ideas inteligentes y pistas que los empresarios, los jefes de cuentas, consultores, y programadores de software han compartido con nosotros a lo largo de estos años. Estas pautas serán útiles mientras tomas tus propias decisiones sobre el software para tu negocio.

Haremos varias entregas para completar esta guía, ya que no queremos pasar de manera somera sobre algunos temas fundamentales para tu elección.

Empezamos.

El primer paso para implementar un nuevo sistema es evaluar a qué nivel está tu compañía preparada para el cambio. Ante de empezar a mirar opciones y fijarte fechas inmediatas, tómate un tiempo para marcar metas realistas.

1- Cambiar antes de que sea necesario.

Ahora mismo estás seguro de que el sistema actual es inadecuado, probablemente ya estás perdiendo dinero en una productividad baja, perdiendo oportunidades y con datos incorrectos. No esperes a que esto ocurra. Si estás recibiendo señales de aviso de que tu sistema no puede aguantar (no encontrar datos, pérdida de tiempo, procesos lentos o no lo suficientemente automatizados), es ahí cuando debes empezar tu análisis de necesidades. Muchos analistas de sistemas profesionales utilizan estos pasos. Tenlos en cuenta para evaluar las necesidades de tu sistema.

¿Cómo crear un Análisis de Necesidades de un Sistema Informático?

-Observa todos los módulos que tu departamento usa y necesita realmente ahora mismo.

- Identifica toda la información que fluye a través del sistema.
-Determina los requisitos de información compartida entre departamentos.
-Define todas las categorías de transacciones contables.
-Calcula el número total de transacciones de cada tipo para un periodo contable medio.
-Diferencia todos los tipos diferentes de informes contables que usa tu departamento.
-Define tus requisitos específicos para la recuperación de datos e informes.
-Especifica tus necesidades en cuestión de informes sobre clientes.
-Determina cuántos usuarios tendrán acceso al sistema.
-Establece el nivel de experiencia en contabilidad e informática de los usuarios potenciales del sistema.

2- Acepta el hecho de que las mejoras requieren inversión.

Implementar un nuevo software requerirá una inversión de tiempo y dinero. Pero los costes ocultos de sistemas anticuados están mermando tu productividad y atenuando tu nivel competitivo. Recuerda que el sistema adecuado se auto financiará con mejoras en procesos y proporcionando los datos correctos para tomar decisiones. Muchos empresarios escogen sistemas más modernos y automatizados para obtener mayor rapidez en los procesos de transacciones contables, recuperación más sencilla de la información, y unos informes contables bien formados. Ten en cuenta estos beneficios cuando consideres el retorno de la inversión.

3- No ignores los beneficios difíciles de cuantificar.

Un sistema nuevo traerá grandes mejoras cuyo impacto general probablemente será difícil de calcular con precisión. Considera todos los beneficios de una mayor fiabilidad y un acceso más rápido a los datos. Piensa sobre cuánto ha gastado tu compañía en mejorar el plan estratégico. ¿Cuánto costará si no superas tu próxima auditoría? ¿Cuánto va a mejorar la reputación de tu empresa si tu nuevo sistema da un servicio mejor, más rápido y más profesional a tus clientes?

4- El compromiso es algo bueno.

El software que finalmente elijas probablemente no satisfará a todo el mundo, pero a través de una comunicación clara y paciencia, mucha gente reconocerá que las decisiones que se han tomado son justas y razonables. Ten previsto gastar más tiempo del que te gustaría aguantando objeciones, especialmente en las fases más tempranas del proyecto. Además, deberás tener una estrategia para afinar el sistema una vez esté instalado. Cuenta con un sistema para satisfacer el 90% de tus necesidades y requerimientos, y resuelve como vas a encargarte del otro 10%. Probablemente necesites considerar algunos cambios en el personal o revisar algunas políticas y procedimientos.

En la próxima entrega entraremos en la fijación de los primeros objetivos, prioridades y formación de un equipo de trabajo.