Llega la segunda entrega de esta Guía para continuar ofreciendo consejos y marcando un buen camino a la hora de escoger un buen software, una aplicación adecuada para nuestra empresa. Porque no todos necesitamos lo mismo ni a todos nos vale con las mismas características.
Poniendo objetivos.
Quien adquiere un nuevo software, normalmente gasta la mayor parte de su tiempo evaluando características. Sin embargo, la mayor parte del tiempo debería emplearse en evaluar tu propio negocio. Cuanto más sabes sobre los problemas que esperas que solucione el nuevo sistema, mejor informado estarás para tomar la decisión final. Averigua en que momento de tu ciclo de tareas experimentas la mayor pérdida de productividad y el mayor número de errores. Determina cómo las inexactitudes están afectando a tu negocio. Identifica las tareas que requieren mayor automatización. Empieza a identificar problemas que por tu experiencia han ocurrido este año debido a una inadecuación del sistema.
1- Creando un grupo de trabajo 
El software financiero afecta a muchos departamentos dentro de la organización. Una de las maneras más sencillas de asegurarnos la cooperación es implicar a representantes de otros departamentos desde el principio –incluyendo grupo de intervención no tan obvia como Ventas o Recursos Humanos- Probablemente relentice tu proceso y sea frustrante, especialmente si el viejo sistema está fallando y necesitas el nuevo proyecto para ya. Pero a la larga, un grupo de trabajo ahorra tiempo y problemas, y garantiza que el resto de departamentos cooperarán durante la fase de implementación.
El software financiero afecta a muchos departamentos dentro de la organización. Una de las maneras más sencillas de asegurarnos la cooperación es implicar a representantes de otros departamentos desde el principio –incluyendo grupo de intervención no tan obvia como Ventas o Recursos Humanos- Probablemente relentice tu proceso y sea frustrante, especialmente si el viejo sistema está fallando y necesitas el nuevo proyecto para ya. Pero a la larga, un grupo de trabajo ahorra tiempo y problemas, y garantiza que el resto de departamentos cooperarán durante la fase de implementación.
2- Detecta qué tiene de especial e inusual tu empresa
Es probable que tu compañía tenga unos requerimientos únicos que no se pueden cambiar. Puede ser que necesites seguir tus artículos por lote o número de serie. ¿Necesitas poner precio a tus productos según su ubicación en el almacén? ¿Tu industria tiene unas técnicas especiales de informes? Haz una lista de las necesidades únicas para tu industria y tu organización.
Es probable que tu compañía tenga unos requerimientos únicos que no se pueden cambiar. Puede ser que necesites seguir tus artículos por lote o número de serie. ¿Necesitas poner precio a tus productos según su ubicación en el almacén? ¿Tu industria tiene unas técnicas especiales de informes? Haz una lista de las necesidades únicas para tu industria y tu organización.
3- Selecciona de qué características puedes prescindir.
Cuando sondees a tu equipo de trabajo, descubrirás unas cuantas opciones del sistema que son críticas para su empresa así como informes o metodologías particulares. Una vez tengas claro que son absolutamente necesarios, ponlos en la lista de necesidades imprescindibles.
4- Busca sistemas que se puedan adaptar con facilidad a las necesidades de tu negocio.
Cuando un sistema entre en contacto con tus necesidades empresariales, debe encajar con tus practicas ya existentes y adaptarse a las innovaciones tecnológicas. De nuevo, lo ideal sería un software que de forma sencilla e intuitiva casara con cómo ya haces las cosas. Asegúrate de que el sistema puede:
-Adoptar el estándar en tecnología de tu industria de forma rápida y fácil.
-Retocarse de forma rápida y fácil a las necesidades especiales de tu negocio.
-Crecer con tu negocio.
5- Haz de la integración la prioridad número uno.
Integrar de la forma más ajustada tu software financiero al resto de aplicaciones empresariales puede mejorar mucho tu balance final. Enlazar todas las funciones internas, y enlazar clientes, proveedores y otros colaboradores externos puede reducir de forma drástica los tiempos de ejecución y el malgasto en la cadena de suministros. Racionalizarás operaciones y aumentarás tu competitividad integrando tu tienda on-line, CRM, cadena de suministro y aplicaciones de recursos humanos. Cuando evalúes sistemas contables, comprueba cuánto se integra con el resto de sistemas. una integración mayor te ahorrará tiempo, te hará más eficaz y añadirá valor a tu negocio.
6- Fabricantes/Distribuidores: Evalúa el shipping automático y los sistemas de distribución.
El inventario que hay en tu almacén es efectivo que tu empresa podría estar utilizando. Cuando pensamos en un software contable, debemos estudiar qué opciones tienen disponible la posibilidad de enlazar el sistema con el del almacén. El uso apropiado de la integración le dará a tu organización grandes dividendos en forma de ciclos reducidos de inventario, operaciones de almacén más eficientes, menos papeleo (incluyendo la correspondiente reducción en errores) y mayor exactitud en los pedidos.
7- No te olvides del equipo de ventas.
Diversos estudios indican que la satisfacción del cliente y su lealtad son factores cruciales para el éxito. Los clientes son la vida de la empresa. Cuanto mejor entiendas y satisfagas a tus clientes, más prosperará tu negocio. una conexión estrecha con el software CRM permitirá a tu empresa aumentar la satisfacción de sus clientes. El equipo comercial entenderá mucho mejor los hábitos de compra de los clientes, tanto por separado como en grupo. Busca qué opciones de gestión de clientes están disponibles en el software contable que estás considerando adquirir, y como de enlazadas están.
8- Tómate un tiempo para investigar los sistemas de gestión de recursos humanos.
Como con un sistema integrado, tómate un tiempo para investigar los sistemas de gestión de recursos humanos. Evalúalos igual que lo harías con el software contable; no asumas simplemente que cubrirá tus necesidades. Échale un vistazo a los beneficios y las compensaciones anteriores para asegurarte de que congenia con los requerimiento específicos de tu empresa en otras áreas como la integración con organizaciones estatales, y la cumplimentación de informes y documentos. Asegúrate de que realmente se integra y está sincronizado con las nóminas, eliminando así la necesidad de introducir datos por duplicado.
Cuando un sistema entre en contacto con tus necesidades empresariales, debe encajar con tus practicas ya existentes y adaptarse a las innovaciones tecnológicas. De nuevo, lo ideal sería un software que de forma sencilla e intuitiva casara con cómo ya haces las cosas. Asegúrate de que el sistema puede:
-Adoptar el estándar en tecnología de tu industria de forma rápida y fácil.
-Retocarse de forma rápida y fácil a las necesidades especiales de tu negocio.
-Crecer con tu negocio.
5- Haz de la integración la prioridad número uno.Integrar de la forma más ajustada tu software financiero al resto de aplicaciones empresariales puede mejorar mucho tu balance final. Enlazar todas las funciones internas, y enlazar clientes, proveedores y otros colaboradores externos puede reducir de forma drástica los tiempos de ejecución y el malgasto en la cadena de suministros. Racionalizarás operaciones y aumentarás tu competitividad integrando tu tienda on-line, CRM, cadena de suministro y aplicaciones de recursos humanos. Cuando evalúes sistemas contables, comprueba cuánto se integra con el resto de sistemas. una integración mayor te ahorrará tiempo, te hará más eficaz y añadirá valor a tu negocio.
6- Fabricantes/Distribuidores: Evalúa el shipping automático y los sistemas de distribución.
El inventario que hay en tu almacén es efectivo que tu empresa podría estar utilizando. Cuando pensamos en un software contable, debemos estudiar qué opciones tienen disponible la posibilidad de enlazar el sistema con el del almacén. El uso apropiado de la integración le dará a tu organización grandes dividendos en forma de ciclos reducidos de inventario, operaciones de almacén más eficientes, menos papeleo (incluyendo la correspondiente reducción en errores) y mayor exactitud en los pedidos.
7- No te olvides del equipo de ventas.
Diversos estudios indican que la satisfacción del cliente y su lealtad son factores cruciales para el éxito. Los clientes son la vida de la empresa. Cuanto mejor entiendas y satisfagas a tus clientes, más prosperará tu negocio. una conexión estrecha con el software CRM permitirá a tu empresa aumentar la satisfacción de sus clientes. El equipo comercial entenderá mucho mejor los hábitos de compra de los clientes, tanto por separado como en grupo. Busca qué opciones de gestión de clientes están disponibles en el software contable que estás considerando adquirir, y como de enlazadas están.
8- Tómate un tiempo para investigar los sistemas de gestión de recursos humanos.
Como con un sistema integrado, tómate un tiempo para investigar los sistemas de gestión de recursos humanos. Evalúalos igual que lo harías con el software contable; no asumas simplemente que cubrirá tus necesidades. Échale un vistazo a los beneficios y las compensaciones anteriores para asegurarte de que congenia con los requerimiento específicos de tu empresa en otras áreas como la integración con organizaciones estatales, y la cumplimentación de informes y documentos. Asegúrate de que realmente se integra y está sincronizado con las nóminas, eliminando así la necesidad de introducir datos por duplicado.
En la próxima entrega pasaremos ya a los puntos refereidos directamente a la selección de un sistema adecuado, y nos centraremos de lleno en el software en sí.
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