En esta tercera entrega de la Guia para escoger un sodtware adecuado, nos vamos a centrar ya directamente en como ir seleccionando y descartando opciones en base a lo que realmente importa, y sobre todo, como hacerlo sin perder el tiempo ni nuestros objetivos.
Seleccionando el sistema correcto.
Entender la información financiera de tu negocio es el primer paso para seleccionar el software contable más apropiado. Aún así, no es una decisión obvia normalmente, ya que existen diversos productos que prometen unos resultados similares. Puedes acabar enredado en la lista de características y aún así tener dudas sobre tu elección final. Aquí tienes algunas pistas para elegir sabiamente.
1- Elige el software antes que el hardware.
Probablemente vas a necesitar algo de hardware adicional para implementar el nuevo sistema. Pero visto que las necesidades del sistema vienen marcadas por el software y no por el hardware, deberías elegir el software primero, y entonces comprar el hardware recomendado por el fabricante de software o por tu consultor.
2- Empieza con la imagen general.
No te zambullas en detalles al principio de tu proceso de selección. Primero decide que características clave debe tener el sistema. Elimina todos los que no cumplan con estas necesidades fundamentales y estrecharás bastante el abanico de posibilidades. No hay ninguna ventaja en tener una 200 hojas de presupuestos si 10 cuestiones reducirán de 50 a 5 los distribuidores adecuados.
3- No menosprecies la importancia de la arquitectura del sistema.
Querrás que tu sistema esté capacitado para crecer y cambiar a la vez que tu organización. La mayoría de los softwares contables tienen varias familias de productos creados para tamaños específicos del cliente. Una cuestión clave a resolver es si los productos están construidos en un sistema arquitectónico unificado y si tienen un módulo de traspaso de un nivel a otro. Si la familia de productos se ha desarrollado bajo la misma arquitectura, futuros traspasos de nivel de producto a producto podrán ser manejados sin problemas.
4- Asegúrate de que tu software se puede personalizar.
Ningún pack de software es perfecto para todo el mundo. Y ningún sistema contable en el mercado tendrá todas y cada una de las características que te gustaría. Muchos packs te ofrecen útiles características modificables que permiten cambiar informes o crear formatos. Para un control aún mayor de tu sistema busca un software que te permita aún una adaptación más específica. Así te podrás asegurar de que el software satisfará tus necesidades sin importar los cambios que sufra tu negocio.
5- Cerciórate de que el software se adaptará a tus necesidades.
Es esencial que el software que buscas se adapte a las necesidades específicas de tu empresa. Algunos sistemas ofrecen una arquitectura abierta, lo que permite añadir fácilmente características y evolucionar con las novedades tecnológicas. Esto es especialmente importante si está previsto que tu empresa crezca o cambie en un futuro próximo.
6- Busca un fabricante de software que apueste por la investigación y el desarrollo.
Una buena compañía hace fuertes inversiones en crear y desarrollar nuevas características de producto y en mejoras de manera continua. Estas empresas están al día de las nuevas tecnologías y se aseguran de que sus clientes también lo estén. Un buen fabricante de software ofrecerá actualizaciones frecuentes a precios razonables.
7- Investiga que soporte tendrás a tu alcance.
Averigua qué soporte técnico ofrece a sus clientes cada fabricante. ¿Cuántos días a la semana y en qué horario tendrás a un especialista técnico disponible a través del teléfono? ¿Qué costes hay asociados, si los hay, a los distintos niveles de soporte? ¿Ofrece el fabricante programas de formación ya sean presenciales, autodidactas o a través de la Web? ¿Con qué frecuencia se pone en contacto con sus clientes para mantenerles informados sobre las novedades del producto, sus actualizaciones. etc.? Los mejores fabricantes ofrecen esta asistencia.
8- La documentación refleja la calidad del software.
Difícilmente encontrarás una excelente documentación para un software más bien pobre. Una documentación clara, específica y útil lleva su tiempo, e indica un compromiso a largo plazo con los usuarios. Ahorrarás tiempo nadando entre manuales si la documentación está incluida de manera electrónica dentro de los archivos de ayuda de la aplicación.
9- Los productos más populares lo son por algo.
Sólo porque un software sea popular no quiere decir que sea el adecuado para ti. Pero si una compañía tiene montones de usuarios, probablemente estén haciendo algo bien. Una base instalada extensa es como una garantía para nuevos usuarios. Escoge un producto que haya superado el periodo de prueba, satisfecho a compañías parecidas a la tuya y que ofrezcan calidad.
10- Evalúa el software por qué cosas no puede hacer.
Las limitaciones de un software muchas veces son más relevantes que la lista de características. Busca el máximo de clientes, proveedores, y artículos de inventario permitidos. Averigua cuántas líneas soporta un solo pedido o factura, o el máximo de usuarios que pueden trabajar al mismo tiempo con una aplicación en particular.
11- Utiliza los errores como prueba de fuego.
La gente comete errores. Si un software soporta errores de manera inteligente, es una señal de que estamos ante un buen diseño. Algunas de las aplicaciones contables más promovidas no permiten corregir un error en un pedido de compra sin cancelarlo por completo y reintroducirlo desde cero. Decídete por un software que detecte errores como clientes y proveedores duplicados, números de artículo incorrectos, y cantidades o fechas ilógicas. El sistema debería también marcar cantidades enormes o unidades de precios y ofrecer alternativas válidas.
12- Evalúa la curva de aprendizaje.
El software que está diseñado de forma inteligente es fácil de aprender. Una interfaz intuitiva acorta los tiempos de formación y facilita la conversión. Busca campos de entrada en lugares lógicos, y similitudes entre el diseño de pantallas entre todos los módulos. Asegúrate de que el software viene con herramientas de aprendizaje efectivas, clases, y demostraciones para acelerar el sistema de aprendizaje.
13- Ojo con la diferencia entre las funciones estándar y los extras.
Algunas compañías de software proporcionan las funciones básicas, y te hacen comprar varios extras que en otras opciones sí vendrían con el estándar. Un ejemplo extremo sería como si quisieras comprar un coche, y entonces descubrieras que debes pagar una cantidad adicional por el motor, los neumáticos y las llantas. Confirma lo que está incluido en el grueso del presupuesto y qué habrá que comprar por separado.
Estos 13 puntos te ayudarán a reducir tus opciones válidas entre un par de fabricantes, o incluso dar directamente con el que más te conviene. Pero no todo acaba con la elección de la aplicación en sí, en la próxima entrega veremos el último paso: seleccionar un equipo de consultores, implantadores del producto escogido que vayan a poner en marcha el sistema. Una decisión igual de importante que la elección del propio software.
Entender la información financiera de tu negocio es el primer paso para seleccionar el software contable más apropiado. Aún así, no es una decisión obvia normalmente, ya que existen diversos productos que prometen unos resultados similares. Puedes acabar enredado en la lista de características y aún así tener dudas sobre tu elección final. Aquí tienes algunas pistas para elegir sabiamente.
1- Elige el software antes que el hardware.Probablemente vas a necesitar algo de hardware adicional para implementar el nuevo sistema. Pero visto que las necesidades del sistema vienen marcadas por el software y no por el hardware, deberías elegir el software primero, y entonces comprar el hardware recomendado por el fabricante de software o por tu consultor.
2- Empieza con la imagen general.
No te zambullas en detalles al principio de tu proceso de selección. Primero decide que características clave debe tener el sistema. Elimina todos los que no cumplan con estas necesidades fundamentales y estrecharás bastante el abanico de posibilidades. No hay ninguna ventaja en tener una 200 hojas de presupuestos si 10 cuestiones reducirán de 50 a 5 los distribuidores adecuados.
3- No menosprecies la importancia de la arquitectura del sistema.
Querrás que tu sistema esté capacitado para crecer y cambiar a la vez que tu organización. La mayoría de los softwares contables tienen varias familias de productos creados para tamaños específicos del cliente. Una cuestión clave a resolver es si los productos están construidos en un sistema arquitectónico unificado y si tienen un módulo de traspaso de un nivel a otro. Si la familia de productos se ha desarrollado bajo la misma arquitectura, futuros traspasos de nivel de producto a producto podrán ser manejados sin problemas.
4- Asegúrate de que tu software se puede personalizar.
Ningún pack de software es perfecto para todo el mundo. Y ningún sistema contable en el mercado tendrá todas y cada una de las características que te gustaría. Muchos packs te ofrecen útiles características modificables que permiten cambiar informes o crear formatos. Para un control aún mayor de tu sistema busca un software que te permita aún una adaptación más específica. Así te podrás asegurar de que el software satisfará tus necesidades sin importar los cambios que sufra tu negocio.
5- Cerciórate de que el software se adaptará a tus necesidades.Es esencial que el software que buscas se adapte a las necesidades específicas de tu empresa. Algunos sistemas ofrecen una arquitectura abierta, lo que permite añadir fácilmente características y evolucionar con las novedades tecnológicas. Esto es especialmente importante si está previsto que tu empresa crezca o cambie en un futuro próximo.
6- Busca un fabricante de software que apueste por la investigación y el desarrollo.
Una buena compañía hace fuertes inversiones en crear y desarrollar nuevas características de producto y en mejoras de manera continua. Estas empresas están al día de las nuevas tecnologías y se aseguran de que sus clientes también lo estén. Un buen fabricante de software ofrecerá actualizaciones frecuentes a precios razonables.
7- Investiga que soporte tendrás a tu alcance.
Averigua qué soporte técnico ofrece a sus clientes cada fabricante. ¿Cuántos días a la semana y en qué horario tendrás a un especialista técnico disponible a través del teléfono? ¿Qué costes hay asociados, si los hay, a los distintos niveles de soporte? ¿Ofrece el fabricante programas de formación ya sean presenciales, autodidactas o a través de la Web? ¿Con qué frecuencia se pone en contacto con sus clientes para mantenerles informados sobre las novedades del producto, sus actualizaciones. etc.? Los mejores fabricantes ofrecen esta asistencia.
8- La documentación refleja la calidad del software.
Difícilmente encontrarás una excelente documentación para un software más bien pobre. Una documentación clara, específica y útil lleva su tiempo, e indica un compromiso a largo plazo con los usuarios. Ahorrarás tiempo nadando entre manuales si la documentación está incluida de manera electrónica dentro de los archivos de ayuda de la aplicación.
9- Los productos más populares lo son por algo.
Sólo porque un software sea popular no quiere decir que sea el adecuado para ti. Pero si una compañía tiene montones de usuarios, probablemente estén haciendo algo bien. Una base instalada extensa es como una garantía para nuevos usuarios. Escoge un producto que haya superado el periodo de prueba, satisfecho a compañías parecidas a la tuya y que ofrezcan calidad.
10- Evalúa el software por qué cosas no puede hacer.
Las limitaciones de un software muchas veces son más relevantes que la lista de características. Busca el máximo de clientes, proveedores, y artículos de inventario permitidos. Averigua cuántas líneas soporta un solo pedido o factura, o el máximo de usuarios que pueden trabajar al mismo tiempo con una aplicación en particular.
11- Utiliza los errores como prueba de fuego.La gente comete errores. Si un software soporta errores de manera inteligente, es una señal de que estamos ante un buen diseño. Algunas de las aplicaciones contables más promovidas no permiten corregir un error en un pedido de compra sin cancelarlo por completo y reintroducirlo desde cero. Decídete por un software que detecte errores como clientes y proveedores duplicados, números de artículo incorrectos, y cantidades o fechas ilógicas. El sistema debería también marcar cantidades enormes o unidades de precios y ofrecer alternativas válidas.
12- Evalúa la curva de aprendizaje.
El software que está diseñado de forma inteligente es fácil de aprender. Una interfaz intuitiva acorta los tiempos de formación y facilita la conversión. Busca campos de entrada en lugares lógicos, y similitudes entre el diseño de pantallas entre todos los módulos. Asegúrate de que el software viene con herramientas de aprendizaje efectivas, clases, y demostraciones para acelerar el sistema de aprendizaje.
13- Ojo con la diferencia entre las funciones estándar y los extras.
Algunas compañías de software proporcionan las funciones básicas, y te hacen comprar varios extras que en otras opciones sí vendrían con el estándar. Un ejemplo extremo sería como si quisieras comprar un coche, y entonces descubrieras que debes pagar una cantidad adicional por el motor, los neumáticos y las llantas. Confirma lo que está incluido en el grueso del presupuesto y qué habrá que comprar por separado.
Estos 13 puntos te ayudarán a reducir tus opciones válidas entre un par de fabricantes, o incluso dar directamente con el que más te conviene. Pero no todo acaba con la elección de la aplicación en sí, en la próxima entrega veremos el último paso: seleccionar un equipo de consultores, implantadores del producto escogido que vayan a poner en marcha el sistema. Una decisión igual de importante que la elección del propio software.
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